Nachbetrachtung zum Weltkongress DEUTSCHER Auslandsschulen in Shanghai

Vom 03. - 06. Juni 2010 fand in der Metropole Shanghai / VR China der diesjährige Weltkongress der Deutschen Auslandsschulen statt. Im Rahmen des anspruchsvollen Tagungsprogramms konnten viele Fragestellungen in den einzelnen Workshops gestellt und von den jeweiligen Experten zum größten Teil beantwortet werden.

Zuerst möchte ich die Gelegenheit nutzen, einige wichtige Fragestellungen mit den dazugehörenden Antworten aufzuarbeiten.

Stichpunktartige Auflistung der Fragen und Antworten

· Präsenz im Markt

>25 Jahre

· Anzahl Kunden die das Programm einsetzen

> 400 im In- und Ausland über sämtliche Schulformen und Bundesländer inkl. der Internate in Salem, Neubeuern etc.

· Anzahl Mitarbeiter

12 sowohl ausgebildete Lehrer als auch langjährige entwicklungsprozesserfahrene Analysten und Entwickler

· Deutsche Auslandsschulen

> 10, die das komplette Atlantis Programm inkl. der Fakturierung mit Schnittstelle zur landesspezifischen Buchhaltung einsetzen

Valencia, Malaga, Teneriffa, Johannesburg, Kapstadt, Shanghai, Windhoek, Pretoria, Athen, London, Rom, Budapest (Mercedes-Benz-Schule)

· Gibt es das Programm in mehreren Sprache?

Bis jetzt gibt es das Programm in den Sprachen: Englisch, Spanisch – noch nicht komplett in Russisch und Türkisch. Weitere Sprachen sind problemlos und ohne Programmänderung implementierbar.

· Hat das Programm eine intuitive Benutzerführun?

Am Beispiel eines richtig aufgesetzten Rechtesystems – Fachlehrer Noteneingabe konnte dieses veranschaulicht werden. Ferner kann jeder Benutzer jede Maske und Liste frei gestalten, insbesondere für seine Organisation nicht notwendige Felder ausblenden oder hinzunehmen.

· Können Eltern Schüler selber in der Schule anmelden?

Anmeldeprozess mit dem fertigen web-Modul „SchülerAnmeldung“. Auf dieses Modul wurde hingewiesen, auf Grund der Zeitnot jedoch nicht gezeigt).Es werden die Daten nicht direkt in die Datenbank geschrieben. Eine synchrone Schnittstelle übernimmt die Daten in das Bestandsführungssystem zur Weiterbearbeitung. Achtung, an dieser Stelle findet auch weiterhin ein manueller Prozess statt. (Geburtsurkunden, Zeugnisse, Verträge mit den Eltern etc.).

· Landesspezifische Anpassung der Schülermasken möglich?

Schülermasken werden dem Geschäftsprozess entsprechend gemeinsam mit dem Kunden landesspezifisch angepasst. Falls die Anpassung nicht genügt, stehen auch Joker-Felder zur Verfügung, die jeder Kunde selber definieren kann. Diese Felder sind sowohl beim Schüler als auch beim Lehrer und den freien Adressen vorhanden.

· Auf welche Art erfolgt die Noteneingabe, ist diese auch extern möglich?

Hinweis auf die Notenerfassung als Geschäftsprozess. Möglichkeit der Erfassung als Klassenlehrer, als Fachlehrer, Hinweis auf die Strukturen der Schulen.

Beispiele zur Notenerfassung – Endnoten für das Halbjahr und Schuljahr

o mit Atlantis

o Ausspielen der Noten nach Excel, Eingabe der Noten überall und wieder einspielen der erfassten Noten.

o dem externen Notenerfassungsprogramm mit Übertragung der hinterlegten Schlüssel und der Möglichkeit der Noteneingabe an jedem beliebigen Ort unter Berücksichtigung der Schlüssel für Versetzung, Textbausteine etc.

o sowie Hinweis auf die web-Variante des Programms zur Notenerfassung.

o Leistungserfassung pro Fach (schriftliche und mündliche Einzelnoten, Vorschlag der Endnote)

· Zeugniserstellung. Ist auch das Abiturzeugnis abgebildet?

Es ist nicht nur das Zeugnisformular der DIAP sondern auch das komplette Regelwerk zum Abitur hinterlegt. Hierbei geht es um die Fachwahl der Schüler, deren Abrechnung des Abiturs (mündliche und schriftliche Prüfungsleistungen), einem Beratungsmodul für das Abitur (Simulation) sowie der Möglichkeit ein Regelwerk für die Klammerung zu definieren und anzuwenden.

Ausdruck des DIAP Zeugnisses der neuen Verordnung

Auch die Erstellung von landesspezifischen dynamischen Zeugnissen – Spanien, Valencia, Südafrika Johannesburg und Kapstadt benötigen Zeugnisse mit Prozenten und Ratingcodes - mit der Möglichkeit der Erfassung in Prozenten und der Umrechnung in Noten und des Rankingcodes. Gleichzeitig sind Stundentafeln abzubilden, die schülerindividuell und dynamisch zusammengestellt werden müssen.

Für den Ausdruck wurden diesen Schulen spezielle Zeugnislayouts mit Noten, Prozenten und Ratingcodes zur Verfügung gestellt, so dass die Abbildung auf einem Zeugnis mit den schülerindividuellen Stundentafeln möglich ist.

· Können Auswertungen (auch graphische) als Unterstützung des Qualitätsmanagements gedruckt werden?

Es können zahlreiche schulinterne Statistiken auch in grafischer Form, die das Qualitätsmanagement unterstützen z.B. Notenverteilung eines Faches in einer Klasse/Jahrgangstufe sowie schuljahresübergreifend. An einem Beispiel eines Faches Mathematik vorgeführt. Planung von Maßnahmen wie Lehrerfortbildungen etc. können mit dem System verwaltet werden.

· Schnittstellen zu gp-Untis (synchron)

Zu gp-Untis gibt es eine synchrone, permanente, sekundenaktuelle Schnittstelle – kein Austausch über Import-/Exportdateien (Atlantis ist das einzige Schulverwaltungsprogramm mit dieser Technik). Es können Daten in Atlantis geändert werden. Diese Änderungen sind sofort in gp-Untis vorhanden und umgekehrt.

Diese Schnittstelle ist ein Paradebeispiel, wie eine ausgereifte Schnittstelle funktionieren sollte. Natürlich bietet jeder Hersteller von Schulverwaltungsprogrammen eine Schnittstelle zu gp-UNTIS an. Dabei muss in gp-UNTIS eine Exportdatei erzeugt werden, die dann mit einer entsprechenden Zeitverzögerung in das andere Programm eingespielt werden muss. Keines der beiden „kommunizierenden“ Programme kennt die Änderungen des anderen Programms. Die kleinste Änderung, z.B. im Lehrerkürzel (Großbuchstabe statt Kleinbuchstabe) führt zur doppelten Anlage des Stammsatzes in gp-UNTIS.

Was nützt es, wenn z.B. Vertretungspläne erst mit einer Zeitverzögerung im Portal dargestellt werden und Änderungen in gp-UNTIS nicht sofort, wie in Atlantis, angezeigt werden. Hier wird mit einer schönen Oberfläche von dem eigentlichen Prozess und den Anforderungen an ein voll integriertes System abgelenkt.

· Schnittstellen (asynchron)

Ausspielen z.B. der Noten nach Excel, Tabelle auf dem Stick mit nach Hause nehmen und dort die Noten eingeben und in der Schule wieder einspielen. (Oder Nutzung des web-Moduls der Leistungserfassung - Einzelnoten mündlich schriftlich und Ermittlung einer Vorschlagsnote für das Halbjahr oder Jahreszeugnis)

Weitere Beispiele: Ausspielen der Daten mit dem Atlantis-Export für die externe Notenerfassung. Hierbei werden sämtliche Textbausteine, und Schlüsseltabellen mit übertragen. Zu Hause können dann komfortabel sämtliche Daten erfasst, ausgewählt, auf den Stick gesichert und wieder in das Zielsystem eingespielt werden. Ohne überhaupt das System auf einem weiteren Rechner zu installieren.

· Können aus dem System Serienbriefe erstellt werden?

Direkte synchrone Datenübernahme nach WORD für die Serienbriefschreibung etc.

Es können Serienbriefe an einzelne Schüler, an Schüler aus einer oder mehreren Klassen oder Kursen, an Sorgeberechtigte, an Eltern, die im Elternrat und/oder im Vorstand sind geschrieben werden. Dokumente können einem oder mehreren Aktenplänen zugeordnet und über diese im System wieder gefunden werden. Es ist eine lückenlose Dokumentation (Aktenlage) möglich. Auch eingescannte Vorgänge, E-Mails, gedruckte Zeugnisse, unterzeichnete Verträge etc. können Schülern bzw. Eltern und Debitoren zugeordnet werden.

· Können Serien E-Mails versendet werden?

Mit einer intelligenten E-Mail Schnittstelle können Serien E-Mails erstellt, versendet und dokumentiert werden. Auch bei der Erstellung der Serienemails werden die Informationen der Datenbank herangezogen. So können Serienemails mit einem oder mehreren Anhängen an unterschiedliche Empfänger, die beliebig oder nach Kriterien selektiert, erstellt werden. Der komplette Vorgang wird mit in das Dokumentenmanagement übernommen und dort wieder zur Verfügung gestellt. Zu jedem einzelnen Schüler werden versendete Inhalte, Anhänge und Protokolldateien hinterlegt und dokumentiert. Das Email-Modul ermöglicht u.a. auch den Versand von Rechnungen an die Debitoren.

· Können Serien-SMS- versendet werden?

Für die Serien-SMS-gilt das gleiche Verfahren wie für die Serien-E-Mails.

· Gibt es eine Schnittstelle zu ISAS?

Es gibt noch keine direkte Schnittstelle für die ISAS-Statistik sind. Ziel ist es, die ISAS Statistik auch maschinell über ein asynchrones Verfahren zu übertragen. Dieses Verfahren wird auch in den einzelnen Bundesländern lange erfolgreich praktiziert. Ein Gespräch zur Schnittstellendefinition ist mit Herrn Lauer (ZfA) geplant.

Die Daten der Statistik können heute schon als Auswertungen erzeugt und als Summen in die ISAS-Statistik übernommen werden.

· Rabatte

Schulen, die sich zusammenschließen und zusammen bestellen, bekommen auf alle Module entsprechend unserer Rabattstaffel einen Rabatt eingeräumt. Schulungen könnten auch zusammen stattfinden. Es wird dann pro Schulungsteilnehmer eine Gebühr von 250 € fällig. Eine Schulung findet statt, wenn mindestens 6 Personen teilnehmen. Zu den Schulungsgebühren kommen die jeweiligen Spesen und Fahrt-/Flugkosten.

Das Softwarehaus Heider verfügt auf Grund seiner Erfahrung über ein sehr differenziert ausgearbeitetes Schulungsangebot, das auf die jeweilige Situation angepasst und mit dem Kunden besprochen wird. Für die Schulungen werden Projektpläne aufgestellt, die auch die Aufbau- und Ablauforganisation sowie die Geschäftsprozesse berücksichtigt.

Aus zeitlichen Gründen wurden die Funktionsweisen der Schulverträge mit der Fakturierung und die Auslagenbuchungen mit den dahinterliegenden Prozessen nicht mehr besprochen.

Zu den Prozessen gehören u.a.

· die Artikeldefinition mit unterschiedlichen Ausprägungen, z.B. Gehaltsstufen der Eltern, Jahrgänge etc.

· mehrere Debitoren an einem Vertrag, Geschwisterrabatte, Stipendien

· der mehrsprachige Rechnungsdruck gesteuert über den Vertrag

· die offenen Posten Bearbeitung

· das Mahnverfahren

· die Erzeugung der DTAUS-Sätze

· Übergabe an eine landesübliche FiBu

· Auswertung/Prognose der Schülerzahlen und Umsätze

Das mit führenden deutschen Privatschulen (Schloss Salem, Schloss Neubeuern etc.) entwickelte und 2007 fertig gestellte Fakturierungsprogramm mit seiner einmaligen tagesgenauen Schulgeldberechnung - unter Berücksichtigung von Ausfallzeiten und Schulgeldreduzierungen für einen Zeitraum -, wird in den deutschen Schulen in Spanien, Südafrika, Namibia bereits erfolgreich eingesetzt. Neue Kunden wie die DS Rom, setzen dieses erprobte System ab Mai 2010 ein.

Auch auf andere Module, die Atlantis zu der einzigen auf dem Markt befindlichen Komplettlösung machen, konnte aus Zeitgründen nicht eingegangen werden:

· synchrone gp-UNTIS-Schnittstelle

· Atlantis-Stundenplanprogramm

· komplette Lehrerverwaltung mit Deputaten, Lehrbefähigungen, Soll-/Iststunden, Anrechnungen, Lehrerfortbildung etc.

· Betriebeverwaltung/freie Adressen

· Bücherei-/Medienmodul

· Inventarverwaltung

· Anwesenheit/Abwesenheit von Schülern und Lehrern

· Klassentagebuch

· Sitzpläne

· Akquise/CRM-Modul

· Verwaltung der Altschüler

· Busplanung

· etc.

Die Entwicklung unserer Systemkomponenten sind aus den Bedürfnissen bei unseren Kunden und nach genauer Analyse mit unseren Kunden im In- und Ausland und über alle Schulformen entstanden. In intensiven Analysegesprächen wurden die Komponenten zur Marktreife entwickelt, so dass die Schulen auf ein praxisgerechtes, seit Jahren funktionstüchtiges, bewährtes, fehlertolerantes System zurückgreifen können. Keine Schule muss hohe Analyse- und Entwicklungskosten tragen, um eine optimale Softwareunterstützung zu erhalten. Ihre Investition ist planbar und zukunftssicher. Es gibt genügend Kollegen, die den Weg bereits erfolgreich mit Atlantis beschritten haben. Viele von Ihnen haben diesen Weg noch vor sich. Profitieren Sie von diesen Erfahrungen aus der Praxis.

Auch wenn dies von manchen Mitbewerbern anders dargestellt wird, eine Neuentwicklung einer integrierten Komplettlösung im Umfang von Atlantis, ist weder finanziell noch zeitlich kalkulierbar. Es gibt Beispiele, auch bei den Auslandsschulen, bei denen für immer noch nicht fertig gestellte Eigenentwicklungen hohe Beträge ausgegeben wurden. Selbst Projekte diverser Bundesländer mit einem geplanten Budget im zweistelligen Millionenbereich, haben sich bis jetzt um mehrere Jahre verzögert und den ursprünglich im Pflichtenheft definierten Umfang noch nicht erreicht, von den Mehrkosten ganz abgesehen.

Die Einführung von Atlantis beginnt mit der Analyse der eigenen Geschäftsprozesse sowie einer Bedarfs- und Kostenanalyse unter Berücksichtigung des Einsparpotentials.

Wir bieten Ihnen auf Basis eines fertigen, ausgetesteten Systems Unterstützung bei der Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation an, stellen gemeinsam den Schulungsplan auf die o.g. Bedürfnisse zusammen und bilden alle Prozesse in einem detaillierten Projektplan ab, der zur Steuerung des Gesamtvorhabens dient. Aus diesem Vorgehen waren und sind unsere Projekte transparent, überschau- und planbar, sowohl in den Abläufen als auch bei den Kosten.

Gerade bei den Abläufen kristallisiert sich heraus, das eine „kleine“ Schule das gleiche Leistungsspektrum abdecken muss wie eine „große“ Schule, nur mit weniger Schülern und mit weniger verfügbaren Mitteln. Für all diese Anforderungen haben wir schon heute die richtigen Konzepte und die notwendigen bewährten modular aufgebauten Produkte. Wir können für jede Schule ein Gesamtkonzept auf Basis Ihrer Anforderungen erstellen. Dieses Gesamtkonzept in ein Meilensteinkonzept mit den notwendigen Modulen und Einführungen entwickeln. So entsteht ein gemeinsam getragenes Projekt ohne Risiken und mit fest planbaren Kosten. Auf Basis der Meilensteinplanung kann der Datenbestand zielorientiert modular aufgebaut werden, ohne gleich hohe Anschaffungskosten zu rechtfertigen.

Aus diesem Kerngedanken haben wir an dem Weltkongress teilgenommen. Haben sehr viele wertvolle Anregungen in den Gesprächen mit Ihnen bekommen und konnten uns mit vielen von Ihnen sehr konstruktiv austauschen. Für diesen Dialog möchte ich mich recht herzlich bei Ihnen bedanken.

Wenn Sie sich mit der Neustrukturierung Ihrer Geschäftsprozesse, oder mit Ihrer Aufbau- und Ablauforganisation oder mit einem Umstieg oder mit der Anschaffung eines neuen Programms beschäftigen, dann würde ich mich freuen, wenn Sie sich mit uns, dem Softwarehaus Heider, in Verbindung setzen. Wir unterstützen Sie auf dem gesamten Weg.

Aus den oben genannten Gründen haben wir uns für eine angepasste Preispolitik entschlossen. Wir bieten ab dem 1. Juni 2010 allen Auslandsschulen bis 350 Schülern eine einmalige Möglichkeit alle Module von Atlantis (auch das Basismodul) mit einem Nachlass von 50% zu erwerben. Diese Preisgarantie können wir Ihnen bis zum 1. Juni 2011 einräumen.

Wir freuen uns auf eine weitere zielorientierte zukünftige Zusammenarbeit mit unseren Neukunden und bedanken uns für die sehr gute Zusammenarbeit bei all unseren Kunden, die Atlantis einsetzen.

Mit freundlichen Grüßen

Peter Krusenbaum

- Vertriebsleiter -